アトトックとリモートワーク、そして働き方の話 (4) - リモートワークのはじめ方
昨今の状況が状況で、今まではテレワーク、リモートワークなんて全くやっていなかった会社やチームが急に必要に迫られてテレワークにしなきゃ！みたいな話をちらほら耳にします。実際、自分のところにも友人、知人などから「テレワークってどうやったらいいの？」と、結構漠然とした質問をもらったりもします。
なので今回は、とりあえずテレワークってどうやってスタートしたらいいのか？にフォーカスして記事を書いてみたいと思います。
最低限必要なもの
最低限必要なものを以下に列挙してみます。
- 業務に必要なアプリケーションのインストールされた PC
- ネットワーク環境
- 社内用のコミュニケーションツール
VPN などを使って社内の専用ネットワークに接続する必要がある場合の話は今回は省かせてもらいます。
テレワークでのコミュニケーション
まず導入初日から、全ての業務がテレワークでうまくいくと考えないことがとても重要です。
特に導入開始後の最初の一週間、テレワークを行う上でのコミュニケーションの取り方にチーム全体が慣れることが必要です。その間の生産性が落ちることが心配になる気持ちはわかります。しかし新しいことを導入するのならば、社内教育に時間はどうしても必要です。また、あなたのチームが今「繁忙期」ではなく、特に昨今の状況で仕事量が少しでも減っているならば、今のその時間を使ってテレワークを行える環境を整えるべきなのかもしれません。テレワークは新型コロナウイルス影響下の今だけでなく、来年開催が予定されているオリンピックによる首都圏の過剰な混雑時などにも、一度環境が整えば有効活用できるからです。
テレワークでのコミュニケーション手段は、主にテキストチャット、音声チャット、ビデオチャットです。決してメールだけでコミュニケーションをまかなおうと考えてはいけません。むしろ、社内のコミュニケーションにはメールはできるだけ使わない方が望ましいです。
円滑なコミュニケーションを図るために
弊社では Slack を導入していますが、別にツールは Slack 以外、Chatwork でも Zoom でもなんでも構いません。すでにチームの中にそれらのツールを使っているメンバーがいるなら、そのツールを導入してみるのも手かもしれません。
では実際にオンラインチャットでコミュニケーションをとってみましょう。
とりあえずは現在進行形のプロジェクトのチャンネルを作成しておくことをオススメします。プロジェクトに直接関係するコミュニケーションのためです。
それ以外にも多くのオンラインチャットツールには General チャンネルのような、参加者全員が気軽なやり取りを行えるチャンネルがあります。そしてこの「気軽なやり取りを行えるチャンネル」が、特にテレワーク導入最初の週に重要になってきます。
孤独を愛する方には素晴らしいことかもしれませんが、オンラインチャットツールがないとテレワークはかなり孤独になります。オフィスであれば「みんなで少し休もうか」みたいなノリで休憩しながら雑談したりなどが自然発生的にあることでしょう。これらはメンバー間の休憩時間としてのコミュニケーションのみならず、時にそこから思わぬアイデアが出たりする場でもあります。そしてそんな自然発生する業務とは直接関係ない話をするために General チャンネルを活用してみましょう。
General チャンネルで、ただただ同僚とテキストメッセージによる会話を楽しんでみましょう。2日もすると、テキストメッセージでのコミュニケーションにも慣れてくるかと思います。
ちなみにアトトック社内では、Slack 上のコミュニケーションよりももっと「くだらないこと」は ニコニコログのグループのタイムラインに投稿されることが多いです。
テキストメッセージでのコミュニケーション
LINE などのメッセージングツールを普段から使っていますか？テレワークにおけるコミュニケーションも、LINE などを使う時と同じくらいに肩の力を抜いて行うことをオススメします。
例えばプロジェクトのチャンネルで会話を始める時、毎回「お疲れさまです」から始めるのでは少し堅苦しくなってしまいます。もし、何か最初の一言を入れたいようであれば「○○さん、ちょっといいですか？」のようにはじめた方が自然です。また、メッセージを受け取る側も作業に集中していれば「少し待ってもらえます？」など返答もしやすくなります。
必要があればすぐにビデオチャットできる体制を作る
テキストメッセージのやり取りで多くのことは事足ります。しかし直接話した方が早い事案があることもまた事実です。そんな時は「ビデオチャットしましょうか？」と誰でもすぐに言える環境を作っておくとよいでしょう。100件のメッセージ交換よりも5分のビデオチャットの方が効率よく情報を共有、相談できる場面も多くあるのです。
実際、アトトック社内では「ちょっとmtgいいですか？」などの声かけで数分のビデオチャットが行われることは日常茶飯事です。
アトトック社内で使っている Slack は有料プランなのでプロジェクトのチャンネルですぐにビデオチャットが開始できますが、残念ながら無料プランだと1対1のビデオチャットしかできません。
この辺りは、どのメッセージングツールを使うかなどと合わせて、導入後に少しずつ知見を広めながら検討していくのがいいでしょう。もし Google Apps を社内で使っているようであれば、Meet を立ち上げてその参加用 URL をチャットツールに貼る、なんて運用でも最初はいいかもしれません。
昨今の状況下で急遽テレワークが事前の準備もほとんどなしに導入された会社、チームも多いようです。
慣れてしまえば非常に便利なテレワークですが、慣れるまでに少し時間が必要なこともまた事実です。もちろん、チャットツールの導入など今まで使ったことのないツールを新規に導入する必要が出てくる場合もあります。
アトトックラボの過去の記事にも連載としてテレワーク、リモートワークを取り上げた「アトトックとリモートワーク、そして働き方の話」があります。もし興味を持っていただけたら、そちらの記事も参考にしてみてください。
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